Общая информация
Авансовый отчет представляет собой первичный документ, который нужен для контроля и подтверждения расходуемых денег сотрудниками частного предприятия. Его составляют сами работники, после чего передают в дальнейшую обработку бухгалтером, заверение от руководителя.
Деньги сотрудникам нужны на различные мероприятия. Это может быть покупка определенной канцелярии, расходы на командировки, оплата услуг других предприятий, ГСМ. В таких ситуациях денежные средства нужны для на конкретной цели, на которую они выписываются. Если от начальной суммы осталась какая-либо часть, сотрудник обязан вернуть ее в кассу.
Правила оформления
Авансовый отчет должен быть составлен в одном экземпляре. Изначально его должен составлять сотрудник, который получил деньги по запросу. После этого – бухгалтером предприятия. Можно выделить несколько ключевых правил для составления подобных документов, которые действительны на сегодняшний день:
1. Общая форма отчетной документации – чаще всего составляется индивидуально для определенного предприятия. Однако, она может быть не только уникальной, но и унифицированной. Важно чтобы руководитель организации утвердил ее приказом, который будет приложен к учетной политике. Стандартная форма - № АО-1. Ее можно отредактировать, разбавить требуемыми строками, закрепить наиболее подходящий вариант у учетной политике.
2. Прежде чем составлять бланк, нужно ознакомиться с второй частью закона № 402-ФЗ. Здесь перечислены первичные реквизиты, которые обязательно должны быть указаны в документе.
3. Бланк будет считаться действительным только в том случае, он имеет подпись главного бухгалтера или руководителя предприятия.
4. Директор организации должен установить временный срок, в течении которого бухгалтерия должна закончить проверку, дополнение отчетности. Последние этапы прежде чем передать документ в налоговую его заверение бухгалтерией (в том числе и главным бухгалтером), руководителем фирмы
5. Прежде чем передавать бланк в бухгалтерию, директор должен обозначить временные сроки, в течении которых отдельные сотрудники должны предоставить отчет по авансу. После того, как срок закончится, работники должны предоставить документы в бухгалтерию.
Единственный проверенные вариант упрощения процесса составления отчетной документации – создание и поддержание электронного документооборота.
Важно! Нельзя забывать про чеки всех трат выданных денег, отсылки на которые есть в авансовом отчете. Они должны быть прикреплены к отчетной документации. Речь касается не только кассовых чеков, но и ПКО, накладных. Получить точную информацию о том, какие чеки нужно предоставить, можно через бухгалтерию.
Процедура оформления отчета
Авансовый отчет изначально составляется работником отдельной взятой организации, который изначально запрашивал деньги на определенные рабочие цели. Далее – проверять и дополняться бухгалтером. Бланку должен быть предоставлен индивидуальный номер, выставлена дата. Что касается остальной информации, все зависит от того, кто заполняет отчет.
Подотчетнику
Подотчетное лицо должно внести в авансовый отчет следующие данные:
• дата подготовки отчетности;
• полное название фирмы;
• цель предоставления денег работнику (этот документ может относится к производственным, командировочным расходам, покупке топлива, оплате питания, оплате гостиницы, прочим расходам);
• персональная информация – структурное подразделение, фамилия, инициалы, должность, номер рабочего участка или табельный идентификатор;
• сумма подотчета, который выдается кассиром;
• графы перерасход, остаток, израсходовано, данные о тех документах, которые должны быть приложены к стандартной форме.
Еще один блок информации, который должен указать подотчетник – табличная часть с израсходованными средствами. Здесь должен быть прописан порядковый номер (каждый из документов, который прилагается к отчетной документации, должен иметь свой уникальный номер), дата приема документов, в которых есть информация о затратах. В этой же таблице должны быть указаны полные названия всех документов, которые приобщаются к стандартной форме, сумма расхода, конечные затраты.
После того, как подотчетник заполнил бланк, указал всю необходимую информацию, он должен передать основной документ и все чеки для бухгалтерии. Чтобы заверить факт передачи отчета о расходах, бухгалтер обязан сделать выписку, заверить ее собственной росписью, передать сотруднику.
Бухгалтеру
После получения бланка от подотчетного лица, он должен выполнить несколько действий, чтобы доделать авансовый отчет:
1. В первую очередь нужно написать число и время, когда отчетная документация была принята от сотрудника предприятия. Сам документ обозначается уникальным номером.
2. Подготовить отрывную расписку, в которой должно быть указано, что отчетность заполнена и предоставлена сотрудником предприятия. Здесь же должна быть указана его фамилия, инициалы (сотрудника, который несет ответственность за израсходованные деньги), реквизиты отчетности, прописано количество чеков о затратах, конечная сумма расходов и прибыли. После заполнения, расписка должна быть выдана бухгалтером сотруднику.
3. Следующий этап – заполнение таблицы с отчетными данными. Здесь должна быть указана информация о сумме предоставленной на данный период действия отчетной документации, статистические данные из прошлого отчета, указания о возможных перерасходах. В таблицу нужно внести данные о всех бухгалтерских счетах, необходимо указать перерасход на сегодняшний день, сумму остатка. Еще требуемый момент для заполнения – сумма денег, полученных изначально, потраченные средства, возможный остаток.
После того, как документ будет заполнен бухгалтером, его должен утвердить руководитель организации, заполнить пустые строчки на лицевой стороне.
Исправление возможных ошибок
Если при заполнении авансового отчета была допущена ошибка, ее можно использовать согласно общепринятым правилам:
1. Если ошибка была допущена в сумме, необходимо полностью перечеркнуть ее одной линией, после чего рядом прописать требуемую сумму. Важно поставить сноску – исправленному верить.
2. Напротив ошибки сделать отметку – исправлено.
3. Сотрудник, которые исправлял допущенные ошибки, должен поставить свою подпись, чтобы подтвердить факт исправления документации.
Нарушения при отсутствии авансового отчета
Когда подотчетное лицо в установленный срок не предоставит авансовый отчет, будет нарушена кассовая дисциплина. За подобную оплошность могут применены определенные штрафы:
1. Если к отчетной документации не будут приложены все необходимые чеки для отчетности о затратах, сотрудник привлекается к административной ответственности. Подобная оплошность расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерской отчетности. Штраф может достигать 10 000 рублей. Если нарушение было допущено повторно, штраф может быть увеличен до 20 000 рублей.
2. Если говорить о налоговом законодательстве, непредоставление авансового отчета влечет за собой наложение штрафа в размере 20% от доначислений.
Во время изучения все документации частной фирмы, инспектор от налоговой службы смотрит на различные моменты. Во-первых, отсутствие заявления на то, чтобы выдать авансовый отчет. Во-вторых, отсутствие сопутствующих документов к авансовому отчету.
Сколько нужно хранить документ
Согласно первой части 29 статьи ФЗ №402, все авансовые отчеты должны сохраняться на протяжении 5 лет, после окончания отчетного периода. Порядок для хранения подобных документов предприниматель может выбрать сам.
С 30.11.2020, были внесены определенные изменения в процедуру выдачи денежных средств в подотчет:
1. ИП или частные организации могут сама назначать изменять период времени, когда сотрудники предприятия должны предоставить отчеты о расходах, остатке.
2. В заявлении, по которому в подотчет будет переведена определенная денежная сумма, не нужно указывать срок, количество денег. Еще одно упрощение – можно сделать только один приказ, которые будет распространен сразу на несколько выдач денежных средств.
3. Выдавать деньги можно даже тем работникам, которые не предоставили авансовые отчеты за прошедший период.
Еще одно важное нововведение – подотчетные деньги можно начислять на банковскую карточку рабочего, которая была сделана как заработная. Однако, заранее нужно предоставить все реквизиты карточки.
Выше были указаны рекомендации, правила и советы, которые помогут составлять все необходимые авансовые отчеты на частной фирме, контролировать затраты организации, подавать отчетность в налоговую службу.
